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El Registro Único de Proponentes es un registro público de orden legal y en el cual  figuran las personas, que aspiran celebrar contratos con las entidades estatales. Las Cámaras de Comercio son las encargadas de llevar este registro, en el que se efectúa la inscripción, renovación, actualización, actualización por cambio de domicilio y cancelación, igualmente se hacen las anotaciones de cesación de efectos y la revocación del registro según corresponda, y de él se certificarán las condiciones de capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y capacidad de organización que fueron previamente verificadas, así como la clasificación y las situaciones de control y/o grupos de los cuales haga parte el proponente.

Toda actuación se debe registrar en el orden cronológico en que ingresa, con base en los documentos que presenten los interesados, y las entidades estatales, previa verificación documental de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente,

La solicitud de la inscripción, renovación, actualización, actualización por cambio de domicilio o cancelación se hará mediante la presentación del formulario único adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin, debidamente diligenciado, al cual se anexará la documentación exigida en el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, previo pago de los derechos que origina el trámite de acuerdo con las tarifas aprobadas por el Gobierno Nacional.

El Registro Único de Proponentes está regulado por la Ley 1150 de 2007 y reglamentado por el Decreto 1510 de 2013, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y la acreditación de las condiciones para registrarse ante las Cámaras de Comercio.

El registro Único de Proponentes cuenta con cinco trámites a saber: (i) Inscripción, (ii)Renovación, (iii) Actualización, (iv) Actualización por traslado de domicilio, y (v)Cancelación. El trámite de inscripción lo llevan a cabo aquellas personas que no figuran inscritas en el Registro Único de Proponentes o aquellas que estando inscritas no adelantaron el trámite de renovación dentro del término establecido en el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013. La renovación es un trámite que debe ser adelantado a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su registro de proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso, con la finalidad de prorrogar la vigencia de su registro por un año más y modificar la información que ha perdido vigencia por el transcurso del tiempo o porque ya no es la información correspondiente.

La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen registro de proponentes vigente y desean modificar en cualquier tiempo su experiencia o su capacidad jurídica. La actualización por cambio de domicilio la lleva a cabo el proponente que ha cambiado su domicilio principal y producto de ésta situación debe trasladar su registro de proponentes a la Cámara de Comercio con jurisdicción en tal domicilio.

Las personas naturales y jurídicas deberán inscribirse en el registro de la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal de quien se inscribe.

Ahora bien, cuando la persona natural cuenta con más de un domicilio, deberá inscribirse ante la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios. Es importante aclarar q si la persona natural se encuentra inscrita como comerciante en el registro mercantil de alguna cámara de comercio, se presume que el asiento principal se sus negocios esta en el municipio donde tiene jurisdicción la cámara de comercio en la cual esta matriculado y no en otro distinto.

Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la cámara de comercio donde se encuentre inscrita la sucursal de esa sociedad extranjera.

Para llevar a cabo el trámite de inscripción, renovación o actualización se debe presentar el Formulario Único de Registro aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio, debidamente diligenciado, con los documentos de soporte exigidos por las normas que lo reglamentan.

Diligencie el formulario para su inscripción, renovación o actualización en el registro único de proponentes, ingresando a la página web www.ccc.org.co y en servicios en línea seleccione Registro de Proponentes. Una vez se tiene impreso el formulario original y los documentos o certificaciones que soporten la información acreditada para el registro, presentarlos en cualquier ventanilla de las Sedes de la Cámara de Comercio de Cali.

Igualmente el formulario puede ser diligenciado manualmente pero es importante tener en cuenta que éste debe ser leído en su integridad, no diligencie espacios sin leer qué se solicita y en qué términos, en él se explica de manera clara y precisa qué partes se deben diligenciar si se es persona jurídica inscrita en la cámara de comercio o no, con cuantos decimales máximo se deben señalar las cifras, si las cifras se expresan en pesos o salarios mínimos y otras situaciones similares. Es necesario precisar que el diligenciamiento virtual hace el trámite más ágil, efectivo y minimiza el margen de error en cualquiera de los procesos de registro.

Las Cámaras de Comercio cuentan con un término legal de quince (15) días hábiles para resolver la solicitud presentada por el proponente.

Ahora bien, el pago de los derechos a favor de la Cámara de Comercio de Cali y la consecuente recepción de los documentos, no implica la inscripción en el Registro Único de Proponentes, lo anterior, toda vez que la solicitud está sujeta a la verificación documental por parte de esta Cámara de Comercio.

Es importante precisar que el reingreso de los documentos una vez realizadas las correcciones, previa devolución de los mismos, no implican un trato preferencial y con ello la revisión prioritaria del documento, lo cual quiere decir que debe someterse nuevamente al término legal de 15 días hábiles, de no ser así esto conlleva a generar poca transparencia en el proceso para con los proponentes, altera el orden de las radicaciones y vulnera los derechos de los proponentes que por primera vez presentan sus documentos posiblemente sin inconsistencias y que están en turno de ser revisados.

Primeramente le corresponde a las Cámaras de Comercio llevar el registro Único de Proponentes, con ello cualquier persona tiene derecho a consultar de manera gratuita los documentos que reposen en éste, a obtener copia de la información contenida en el registro y a solicitar que se expidan las certificaciones sobre la información que en él reposa, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las cámaras de comercio para estos efectos.

Frente a la inscripción del registro único de proponentes le corresponde a la Cámara de Comercio de Cali cotejar entre la información consignada en el formulario y la documentación aportada para soportarla, con el fin de determinar su congruencia respecto de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifican en los términos que establece la Ley 1150 de 2007.

La cámara de comercio se abstendrá de realizar la inscripción, renovación, actualización, actualización por cambio de domicilio y cancelación de los proponentes, cuando la información presentada no sea suficiente, sea inconsistente o no contenga la totalidad de los elementos señalados en el ordenamiento jurídico para su existencia y validez.

La información del formulario que se verifica por parte de esta cámara, deberá constar en los documentos que se señalan en el Decreto 1510 de 2013, y su inclusión en el formulario es absoluta responsabilidad del interesado. Las cámaras de comercio no harán correcciones ni ajustes a la información contenida en el formulario, aunque de los documentos aportados se desprenda que existió error del interesado al incluirla.

Entiéndase por requisitos habilitantes las condiciones de Capacidad Jurídica, Experiencia, Capacidad de Organización y Capacidad Financiera que se les exigen a los proponentes en un proceso de selección, conforme a las condiciones del contrato a suscribir y a su valor y que son establecidos por cada uno de los proponentes al momento de inscribirse, actualizar o renovar tal registro.

A su vez la clasificación es la ubicación que el mismo proponente hace, dentro de los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, entendiendo por este clasificador el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por la sigla UNSPSC.

Una vez presentados ante la Cámara de Comercio de Cali los formularios y los documentos de soporte y después de verificar que la información es suficiente, consistente y contiene la totalidad de los elementos exigidos en la normatividad vigente, la Cámara procederá a adelantar el registro y publicará en el Registro Único Empresarial y Social (RUES)  la noticia donde se le da publicidad al registro.

Una vez publicada la noticia de la inscripción, actualización o renovación, cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra el registro adelantado por la Cámara, dentro de los diez días hábiles siguientes a la publicación, para que se modifique, aclare o revoque,  y solo hasta tanto haya vencido este término la anotación hecha quedará en firme, siempre que no se haya presentado recurso alguno.